90% do tempo?

 “Regra de ouro: em um projeto, o gerente do projeto deve gastar 80- 90% do seu tempo comunicando.” (Rule of thumb: In a Project, a Project manager may spend 80-90% or more of his/her time communicating). Esta frase foi dita por Martin Wartenberg* em uma aula de gerenciamento de projetos (Project Management).  Mr Wartenberg, engenheiro com currículo invejável, professor simpático que nos fazia lembrar o Papai Noel, proferiu palavras que ficaram “pipocando” na minha cabeça por vários meses: “Como assim 90% do tempo comunicando?”.

                Quase dois anos depois daquele dia na Universidade da Califórnia, consigo enxergar os 90% de comunicação no dia-a-dia de um gerente de projeto ou negócio.

                Tudo começa na comunicação clara do motivo de se empreender aquele projeto ou negócio. Em seguida, na etapa do planejamento, o gerente deve se valer de todos os meios para, junto a sua equipe, levantar informações necessárias sobre todos os envolvidos, recursos, riscos, benefícios, parceiros etc. Depois vem a explicação do projeto, a distribuição das tarefas e a definição clara do papel de cada um.  Comunicação!

                Durante a execução, o gerente deve ter canal aberto para dar e receber feedback, monitorar os resultados, fazer ajustes necessários, realinhar, redistribuir tarefas....mais comunicação.

                Projeto finalizado, objetivo alcançado, é preciso comunicar a todos os resultados obtidos, ouvir de cada um as dificuldades, anotar as sugestões para os próximos projetos ou etapas... novamente  comunicação.

                Aos 38 anos, completados na semana passada, reconheço que um engenheiro ensinou a uma jornalista a importância da comunicação no gerenciamento.

*http://octane.uci.edu/downloads/wartenberg_bio.pdf

Sim, eu aceito

               Depois de 12 anos juntos, a Grazi e o Cris decidiram oficializar sua união, casaram-se ontem e nós, amigos e familiares, festejamos juntos em uma linda festa. A retrospectiva e os votos me fizeram pensar! Construir uma vida com uma pessoa é resultado de uma escolha. No trabalho de um gerente esta escolha pode ser comparada à formação de sua equipe.

                O que é importante na hora de contratar alguém para equipe ou estabelecer uma parceria de trabalho? Critérios técnicos? Experiência? Perfil? São muitos os critérios e, com certeza, a combinação de todos eles é o melhor resultado.

                Parece fácil, mas nem sempre é. Começa pela definição do perfil, a descrição da vaga. Muitas vezes o gerente procura para uma função de coordenação ou assessoria alguém com o perfil e as habilidades iguais às suas, quando não procura uma pessoa igual. Neste caso, se a frustração não ocorrer já na seleção, fatalmente se dará no treinamento. Num trabalho de equipe as competências e perfis múltiplos são fundamentais para um bom resultado.

                A cultura da empresa pode ser outra armadilha, sob dois aspectos: não considerar ou supervalorizar. Um profissional qualificado, com valores contrários aos da empresa pode executar um bom trabalho por um tempo, mas dificilmente vai fazer carreira e contribuir para o crescimento da empresa. Por outro lado, querer que profissionais de todas as áreas tenham o mesmo perfil, o desenhado como ideal pela empresa, também é arriscado. Empresas com perfil jovem e informal podem contratar alguém com perfil mais reservado para controladoria, por exemplo, levando em consideração que esta é uma ótima característica nesta função.

                Na hora de montar uma equipe precisamos considerar se o profissional tem as “skills” básicas necessárias, se acredita no projeto/empresa, se tem o espírito aberto para aprender e ensinar e, principalmente, se ele quer, de forma verdadeira, quer fazer parte do nosso time. Querer um companheiro igual a nós, ou que faça as coisas exatamente como fizemos, é uma pretensão derrubada já na adolescência. Objetivos comuns, capacidade de compreensão e superação e, principalmente, o amor farão que um casal supere as barreiras que impediriam sua vida boa. Afinal, seja no trabalho ou na vida pessoal, estamos sempre em busca do nosso Final Feliz.

My great-grandmother

Today I remember my great-grandmother and her precious heritage: a great memory! It´s wonderful for a good performance work and for life!

A good memory is differential in the life of a manager. Tasks, commitment, deadlines you remember with notes, diagrams, calendar (essential for all professionals). But a good manager should use his memory to remember the history of his team. 

 It’s very easy to forget all the past good results when we have a sequence of failures.

I’m not speaking about be kept the professional on the team or project because of previous good performances, but we need consider this before changes, taking the chance to make a good evaluation and self-criticism.

The simple exercise to answer some basic questions helps us. For example: "I'm leading this team and / process?", "I explained clearly the expected result?", "I distributed the functions according to the capacities?", "I gave him a feedback before?”, “I recognized for his performance? ".

Dona Elvira

No Dia das Mães lembrei-me da minha bisavó Elvira e de sua preciosa herança: uma ótima memória!  Um grande trunfo para execução de qualquer trabalho e para vida!

Uma boa memória é diferencial na vida de um gerente. Não para lembrar as tarefas, compromisso, prazos e metas; isto se faz com anotações, esquemas, agenda (imprescindíveis na vida de qualquer profissional). Um bom gerente deve lembrar-se do histórico de sua equipe.

 É muito fácil esquecer todo o passado de bons resultados quando se tem uma sequência de insucessos.

Não acredito que o profissional deva ser mantido na equipe ou no projeto em função de boas performances anteriores, mas devemos considerar este passado para fazer uma boa avaliação e uma autocrítica.

O simples exercício de responder algumas perguntas básicas pode nos ajudar. Por exemplo: “Estou conduzindo bem esta equipe/processo?”, “Expliquei claramente o resultado esperado?”, “Distribuí as funções de acordo com a capacidade de cada um?”, “Este profissional teve feedback e reconhecimento compatível com seu desempenho?”.  

Resgatar o bom desempenho de um profissional e mantê-lo na equipe, além dos resultados diretos na tarefa ou função, gera motivação em cadeia, agregando confiança ao time.

                A Dona Elvira lembrava a data do aniversário de todos os seus filhos, netos e bisnetos, um gesto simples que nos dava grande satisfação.

Making a Cake

It’s usual in a manager life change the schedule, the planning or project, I’ll write about this away. Happened with me here, my today post was written, but yesterday I went to TEDx Laçador (http://www.tedxlacador.com) and changed my mind, I wrote this new one:

It’ a big mistake a manager think that it’s possible to apply some methodology like a cake recipe. Some Guru´s Management Plan or great results in a team or project management could be a great disaster if the manager doesn’t adapt for the new situation.

The companies have their own culture and values, each one in a team has a potential and a background, the manager needs to consider all this when he is making his management plan. Don´t to pay attention in this points it’s like make a cake without baking power: you can choose the best ingredients, but your cake won’t go work.

Like a baker chooses the right ingredients and attests he got the best conditions to do his cake, the manager needs take his models, his successfully examples  and to adapt to the new reality, taking the teamwork experience and considering the live history’s company.

Receita de Bolo

É comum na vida de um gerente ter que mudar a pauta, alterar o planejamento, adaptar o projeto, tema que merecerá atenção mais adiante. Aconteceu comigo aqui, o post de hoje já estava pronto, mas a participação no TEDx Laçador (http://www.tedxlacador.com) me inspirou a escrever esse novo:

Achar que é possível aplicar uma metodologia como se fosse uma receita de bolo é um dos erros mais comuns que um gerente pode cometer. Um método indicado por algum mestre de gestão, ou mesmo uma prática de sucesso, no gerenciamento de um projeto ou uma equipe, pode se tornar um gigantesco fracasso se não for adaptado.

Cada empresa tem a sua cultura, seus valores e cada membro da equipe tem um potencial, uma bagagem acumulada, que devem ser levados em conta na elaboração de um plano de gerenciamento. Não considerar estes elementos é não colocar fermento no seu bolo, você pode acrescentar os melhores ingredientes, mas o bolo não vai crescer, não vai dar certo.

Da mesma forma que o confeiteiro escolhe os ingredientes certos e certifica-se que tem as melhores condições para executar a receita, o gerente precisa pegar os seus modelos de sucesso e adaptar à realidade do momento, levando em consideração as contribuições de seu time e prestando atenção à história viva que tem aquele negócio.

The worker´s day and the 1st Lesson

I woke up and remembered me: 20 years ago, my first day in my first job.

In a Worker’s Day, I dressed my McDonald’s clothes and sat down in the break room to list my manager give us the “daily management plan”.

17 year old, a lot of expectations, and I just listened my manager’s explanation. He told: who does what, sales goals, highlights products, some notes about the previous day…

In the 1992’s May Day, I learned my first lesson: A manager needs a planning overview, have make sure he chose the right person to do the work and be able to propose a challenge and give up the feedback to his teamwork.

This point of view I got many years later, that day I just was thinking “how can I do a awesome crew member?”. Many years, many companies, many team workers past from that day , each one helped me to be a manager, now I’m writting about this in the “wannabeamanager” blog. Enjoy! 

O dia do trabalho e a primeira lição

Hoje acordei e lembrei que há exatos 20 anos eu começava a trabalhar.

Num feriado de 1° de maio, eu vesti meu uniforme do McDonald’s, sentei em uma sala de funcionários com outros jovens, cerca de 20 entre iniciantes e veteranos, e escutei o meu gerente passar o “posicionamento de plantão”.

Aos 17 anos, cheia de expectativa, eu apenas prestava atenção ao que o gerente dizia: quem ia trabalhar no chapa, quem ficaria no lobby, no caixa... as metas de venda, qual o produto deveria ser destacado, observações do dia anterior.

No Dia do Trabalho de 1992, aprendi minha primeira lição: Um gerente deve ter a visão do todo, deve distribuir tarefas de acordo com a capacidade das pessoas, deve desafiar e dar feedback à sua equipe.

É claro que esta conclusão só foi elaborada anos depois, pois naquele dia eu só pensava em ser um ótimo apoio de balcão. Depois desse dia, vieram muitos outros, muitas funções, muitas equipes, várias empresas... cada uma, com a sua particularidade, me ensinou algo sobre gerenciamento que contarei neste blog a partir de hoje.